Buchhaltung digital – Immer mehr Unternehmen setzen auf komplett digitalisierte Abläufe. In Zusammenarbeit mit der Kanzlei Wewers hat auch die Novocal GmbH & Co. KG sämtliche ihrer Prozesse und damit auch die Buchhaltung vollständig digitalisiert.
Hoch im Norden, im ostriesischen Ostrhauderfehn, fertigt die Novocal GmbH & Co. KG Funktionsmöbel für das Gesundheitswesen, das heißt für Krankenhäuser, Universitäten und Pflegeheime in Deutschland und europaweit. Es geht um Visitewagen, Verbandswagen, Transportmittel auf den Stationen oder im Versorgungswesen. 75 Prozent ihrer Produkte werden auf Rollen bewegt. „Wir sind einer der drei größten hier in Deutschland, aber was den Sonderbau, also Individuallösungen angeht, sind wir das flexibelste Unternehmen am Markt. Wir haben eine sehr hohe Eigenfertigungsquote, eine komplette Edelstahlproduktion und für den D-A-CH-Raum liefern wir sogar mit eigenen Lkws“, erklärt Geschäftsführer Alexander Prox stolz.
Betriebswirtschaftlicher Beratung
In Sachen betriebswirtschaftlicher Beratung arbeitet Alexander Prox bereits seit vielen Jahren mit der Osnabrücker Kanzlei Wewers zusammen. Gemeinsam mit einer Wirtschaftprüfungsgesellschaft und einem juristen Berater hat sie Prox 2012 beispielsweise bei der Übernahme des Unternehmens unterstützt und auch die Fusion mit der Novotec organisiert. „Bei einer solchen Entscheidung war es mir sehr wichtig, im Vorfeld einen fundierten Steuerberater und guten Wirtschaftsprüfer bei der Hand zu haben, die mir Tipps geben und mich auf Dinge aufmerksam machen, die ich als Geschäftsführer gar nicht alle bedenken kann. Je mehr Unterstützung man da erhält, desto weniger Fehler macht man. Die kosten im Nachhinein nur schmerzlich viel Geld.“
Aber auch im betriebswirtschaftlichen Alltag setzt die Novocal auf das Know-how des Steuerberatungsbüros aus Osnabrück: „Die Zusammenarbeit lebt von einem sehr hohen Vertrauen, ich kann mit Herrn Wewers über alle Dinge reden, die Mitarbeiter sind sehr kompetent. Und wenn man Herrn Wewers oder sein Team versucht zu erreichen, dann bekommt man wirklich unverzüglich einen Rückruf. Oft sind es ja nur kleine Fragen, die einen in diesem Moment beschäftigen und eine Antwort suchen. Überhaupt sind die Leute der Kanzlei sehr zuverlässig: Wir haben immer zeitnah unsere betriebswirtschaftlichen Auswertungen und Jahresabschlüsse. Durch die Umstellung auf digitale Buchhaltung wurde das natürlich nochmals enorm beschleunigt.“
Buchhaltung digital in Echtzeit
Um die Prozesse zu optimieren hat Alexander Prox vor ein paar Jahren angefangen, die komplette Buchhaltung zu digitalisieren. „Ich hatte bereits im alten Unternehmen versucht, weitgehend papierlos zu arbeiten. Als ich die Novocal übernommen habe, wurde hier allerdings noch jede Akte zweimal kopiert, überall Handzettel, und diese Hängeregistermappen. Das war für mich wie ein Schritt 20, 30 Jahre zurück in die Vergangenheit.“
So hat Prox zusammen mit der Kanzlei Wewers nach und nach alle Abläufe digital erfasst. Produktionsaufträge, Lieferscheine für die Lkw-Fahrer – das läuft bei der Novocal heute alles durch den Dokumentenscanner und wird automatisch ins Warenwirtschaftssystem eingepflegt. Von dort gibt es wiederum Schnittstellen zum Buchhaltungssystem, das ebenfalls alle Belege digitalisiert. Durch die automatische Texterkennung lassen sich sämtliche Dokumente nach Inhalten durchsuchen. Die Software ist so zuverlässig und intelligent, dass sie auf Rechnungen zielsicher den Zahlbetrag erkennt und sogar weiß, wann Skonto gezogen werden darf.
„Wir schätzen die zuverlässige und vertrauensvolle Zusammenarbeit, bei der das Steuerberatungsunternehmen Wewers für alle Fälle immer eine passende Lösung parat hat.“
Alexander Prox, Geschäftführer der Novocal GmbH & Co. KG
Thema Datensicherheit
Dabei ist das Thema Datensicherheit dem Geschäftsführer der Novocal sehr wichtig: „Es wird alles dreimal abgelegt, auf dem Client, auf dem Server und in einem zertifizierten Download-Center. Das heißt, ich habe eine mehr als hundertprozentige Gewissheit, dass keine Belege verloren gehen oder etwas im EDV-Netzwerk einfach verschwindet.“ Ein weiterer Vorteil ist: Einmal durch den Scanner geschickt, sind Rechnungen zeitgeich auch vom Steuerbüro einsehbar. Damit gibt Novocal seine Belege selbst für die externe Buchhaltung nicht mehr aus der Hand. „Man weiß ja nie, ob man nicht genau zu diesem Zeitpunkt Zugriff auf irgendeine Rechnung braucht.“
Wenn es um die Vorteile digitaler Buchhaltung geht, kommt Alexander Prox regelrecht ins Schwärmen: „Die Arbeit ist so viel leichter und einfach nur angenehm. Wir wollen meinetwegen einen neuen Möbelanhänger bestellen, den wir schon einmal vor drei Jahren gekauft haben. Wenn wir jetzt wissen möchten, was der vor drei Jahren gekostet hat, rennt keiner unserer Mitarbeiter extra ins Archiv und wühlt die alten Ordner durch, sondern ein Knopfdruck auf Suchen genügt, um nach Stichworten wie ‚Möbelanhänger‘ oder ‚Lkw‘ in den Rechnungen zu suchen. Dafür steht bei uns heute keiner mehr auf.“